Factura electrónica obligatoria: guía de los programas de facturación más eficaces
- Escrito por P. El Emprendedor
- Publicado en Dinero
La digitalización imparable del tejido empresarial ya no da marcha atrás. Un reciente informe de la European Commission recuerda que la directiva Directive 2014/55/EU impulsó la adopción de la factura electrónica en la contratación pública, y abre camino para que esa estructura se extienda al ámbito privado.
En España, la obligación de emitir facturas electrónicas para transacciones con el sector público (B2G) lleva vigente desde 2015, mediante el formato Facturae, pero el reto ahora se centra en la factura electrónica obligatoria para relaciones entre empresas (B2B).
Mientras las empresas ajustan sistemas, se vislumbra una próxima fase de cumplimiento normativo: automatización, trazabilidad, integridad del sistema. Es el momento de repasar cuáles son los mejores programas de facturación que permiten cumplir sin sobresaltos.
¿Por qué cuesta tanto dar el paso hacia la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria surge como respuesta a varios “dolores” del sistema actual: morosidad, papel literario, errores manuales, falta de trazabilidad. En la Unión Europea, el paquete VAT in the Digital Age (ViDA) estipula que, a partir de 2028-2030, las facturas entre empresas deben cumplir formatos estructurados estándar.
En España, la normativa pendiente, como la ley Ley 18/2022 (Crea y Crece) y el reglamento Real Decreto 1007/2023, obliga a adaptarse a nuevos sistemas de facturación informatizada: programas fiables, registros inalterables, envíos electrónicos de datos. El cambio exige una inversión de tiempo, formación y revisión de herramientas. Pero evitar este ajuste puede traducirse en sanciones, retrasos y obsolescencia.
Cómo elegir entre los mejores programas de facturación para adaptarse sin drama
La buena noticia: no se trata de elegir “el más caro”, sino el que se ajuste al tamaño del negocio, al volumen de facturas y al cumplimiento normativo.
Para saber cómo elegir los mejores programas de facturación, primero, el software debe permitir emitir y recibir facturas en formato estructurado según la normativa aplicable (por ejemplo, Facturae o formatos nacionales/EN 16931). En España, el sistema público FACe gestiona las facturas dirigidas al sector público desde 2015.
Segundo, debe garantizar integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad del registro de facturación, como exige el reglamento que regula los sistemas informáticos de facturación (Veri*factu).
Finalmente, la compatibilidad con formatos estándar, la posibilidad de integración con otros sistemas contables o de gestión, y una interfaz usable son tan importantes como el cumplimiento legal. El software correcto reduce cargas, errores y coste oculto.
Plazos que hay que tener muy presentes para no quedarse atrás
En España, la obligación de factura electrónica en el ámbito B2B no está completamente en vigor, pero los plazos se perfilan.
La ley Crea y Crece fija que cuando se publique la regulación técnica, las empresas con volumen superior tendrán un año para adaptarse, y los restantes dos años.
Por otro lado, el reglamento sobre sistemas informatizados de facturación (Veri*factu) establece que las sociedades deben disponer de software adaptado antes del 1 de enero de 2026, y los demás obligados antes del 1 de julio de 2026.
Ignorar estos plazos no es un juego de azar: el coste de ponerse al día luego es mayor que hacerlo anticipadamente.
Retos técnicos y humanos al adoptar nuevos sistemas de facturación
Adoptar el sistema técnico no basta: también hay que meter a la gente, los flujos y la cultura en el cambio.
Desde el punto de vista técnico, la interoperabilidad entre formatos, las conexiones automáticas, los registros de auditoría y la nube son factores clave. Un estudio académico resalta que muchas plataformas de facturación electrónica adolecen de deficiencias operativas, tecnológicas y de seguridad.
Desde el factor humano, existe resistencia al cambio, “si el cliente acepta PDF, ¿por qué cambiar?”, formación pendiente, y cierta urgencia normativa que empuja a gestionar el cambio con cabeza. Ignorar ese lado humano puede hacer que una buena herramienta se quede en cajón.
Las empresas que miran al futuro ya no se preguntan si lo digital llegará, sino cómo lo gestionan hoy. La transición hacia la factura electrónica obligatoria es tanto una exigencia legal como una oportunidad para simplificar, mejorar transparencia y ganar eficiencia.
Al final del día, contar con un buen programa de facturación homologado es menos lujo y más necesidad.
Y cuando ese sistema funciona, reduce estrés administrativo y libera energía para lo que verdaderamente importa: hacer que el negocio avance, no que tropiece con su propia gestión.
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