Cómo guiar una reunión laboral de manera efectiva

El empresario, inversor y emprendedor estadounidense Mark Suster publicó en su blog Both Side of the Table un artículo titulado How to Stay in Control of Your Meetings (Cómo mantener el control en tus reuniones). Es un texto interesante en el que ofrece una serie de consejos para poder desarrollar reuniones laborales con socios de manera exitosa.

La clave del artículo está en la preparación previa. Suster sostiene que una buena preparación antes de una reunión de trabajo con socios de la empresa es fundamental para poder tomar decisiones importantes. Eso incluye manejar estadísticas del negocio al menos 72 horas antes de la reunión (lo ideal es una semana para poder revisarlas mejor).

Antes del encuentro, aconseja Suster, el empresario líder debe llamar a los socios que van a participar para que estén claros de los asuntos esenciales que se discutirán y así obtener un prejuicio de su parte. Es fundamental pautar un tiempo óptimo para la reunión: la recomendación es que por cada punto capital debe dedicarse una hora.

Suster también enfatiza en los errores que son comunes y deben evitarse:

1.- Es común perder el tiempo en discusiones superfluas en el arranque de la reunión o en la discusión entre sus puntos. Allí es cuando el líder debe asumir la batuta y reencauzar lo conversado.

2.- Permitir que los interlocutores se pierdan en detalles insignificantes en medio de la conversación. Hay que atraer el foco hacia la agenda que se pautó en la reunión.

3.- Permitir que se toquen puntos que no están en la agenda. Los líderes deben mantenerse apegados a la planificación. Si hay algún tópico por discutir que no esté en la agenda se puede hacer pero en otro encuentro programado para tal fin.

4.- No impulsar hacia la toma de decisiones. El líder debe saber escuchar las opiniones de los presentes en las reuniones. Sin embargo, él es quien debe, a partir de los elementos presentados, empujar al grupo a tomar la decisión correcta. Suster dice que la gente odia tomar decisiones y por eso el líder debe asumir esa responsabilidad, pero escuchando muy bien todas las opiniones y contrastando éstas.

5.- No controlar el reloj. El líder debe saber llevar el tiempo de la reunión. Si se pierden minutos en conversaciones sin sentido la reunión se verá afectada porque probablemente se tenga que correr al momento de discutir temas realmente relevantes.

6.- Dejar que los habladores ruidosos controlen la discusión. Son comunes en las reuniones personas que quieren hablar más de la cuenta. Eso es natural. Ante esas circunstancias, el líder debe saber mantener el control y dar la oportunidad a otros de participar. Suster apunta que ante este tipo de personalidades es conveniente usar oraciones como: “Me parece esencial tu argumento. Es bastante útil. Sin embargo, ahora me parece conveniente escuchar otras opiniones sobre este punto”.

7.- Permitir el uso libre de teléfonos celulares, tablas o aparatos electrónicos. Es preferible establecer una política de “sin dispositivos”, ya que estos alterarán la concentración de los presentes. Se puede llegar al consenso de que por cada hora de reunión se tengan cinco minutos de atención a dispositivos tecnológicos.