10 técnicas para sacar el máximo partido a tu correo electrónico

A pesar de ser una de las mejores herramientas laborales, su uso indiscriminado comienza a dar problemas y se convierte en una de las principales causas de estrés.

1) No lo compruebes constantemente

“El correo electrónico no debe interrumpir nuestros quehaceres, sino que tiene que formar parte de ellos”, según Gustavo de Porcellinis, director comercial en Total Publishing Network. Para lograrlo, puede ser conveniente deshabilitar el uso automático cuando recibimos un e-mail o incluso no ejecutar nuestro cliente de correo electrónico hasta que lo necesitemos”, apunta.

2) Envía menos y recibirás menos

Para los autores de La invasión de los e-mails, la técnica de reducción de correos más sencilla y olvidada es “enviar menos para recibir menos”: “De cada cinco e-mails que recibimos, tres requieren una respuesta. De cada cinco que enviamos, la gente responde a tres. Es el efecto boomerang.

3) Utiliza correctamente el campo 'asunto'

Si especificamos exactamente el asunto del mensaje y damos una idea de su contenido, facilitaremos la tarea de clasificar los mensajes por su importancia y por el tipo de información que contienen. A veces, incluso podemos dar toda la información en el asunto y no será necesario abrir el mensaje.

4) Marca con una bandera los mensajes pendientes

Aunque en ocasiones te parezca que la cantidad de mensajes marcados con banderas te supera, ésta es una de las maneras más prácticas para seguir la pista de aquéllos que requieren mayor atención, a los que no puedes responder en el momento. Para ello, usa programas de correo electrónico que incluyen un recordatorio.

5) El correo no es una herramienta de conversación

Algunos asuntos tardan en resolverse hasta cuatro veces más si se hacen por correo electrónico, en vez de por teléfono. Gustavo de Porcellinis afirma que no hay que utilizar el correo como herramienta de conversación: “Este tipo de uso provoca interminables cadenas de preguntas y respuestas y correos electrónicos kilométricos que incorporan el texto de toda la conversación.

6) Usa herramientas 'antispam'

La mayoría de servidores de correo web (Gmail, Hotmail,…) disponen de este tipo de herramientas. Si utilizamos un cliente de correo es conveniente instalar uno de los sistemas que ofrecen los fabricantes de software de seguridad. Los programas antispam funcionan a partir de bases de datos públicas, o de las propias empresas fabricantes de la herramienta que contienen remitentes o estructuras de mensajes identificados como spam.

7) ¿Cómo organizo la información?

Crea carpetas. Los programas de e-mail permiten crear carpetas y subcarpetas para clasificar el correo. “Es conveniente crear múltiples carpetas para clasificar los mensajes, debemos separar los correos personales de los del trabajo y dentro de ellos el tipo de mensaje. El objetivo es dejar el buzón de entrada vacío y en cuanto nos llegue un mensaje poder enviarlo a la bandeja de entrada incluso antes de leerlo. Así podremos establecer prioridades a la hora de consultar el correo y encontraremos los mensajes que buscamos de una forma sencilla”, sostiene Porcellinis.

8) Haz limpieza

Es conveniente realizar limpieza de mensajes poco relevantes o antiguos. Al mismo tiempo nos dará la oportunidad de que podamos conservar correos con información importante.

Cómo vaciar tu bandeja de entrada. Si contiene un infinito número de e-mails, puedes seguir la estrategia que recomiendan los autores de La invasión de los e-mails para dejarla limpia en unas dos horas: en primer lugar, organízala por fechas y borra la mayor cantidad de mensajes antiguos o irrelevantes que sea posible. A continuación, ordena por remitente.

Después, ordena por temas y categorías. Por ejemplo: acción, petición, entrega o confirmación. Se tratará de mensajes importantes que tal vez tengas que guardar o revisar antes de eliminarlo. Por último, la bandeja de entrada puede organizarse según el tamaño del documento. Así se pondrán de manifiesto e-mails con archivos adjuntos extensos y potencialmente importantes.

9) Escribe buenos correos

Para que tus correos electrónicos no te dejen en mal lugar, puedes seguir los siguientes consejos:

Completos, claros y concisos. Procura que tus mensajes incorporen información completa sobre el asunto que tratan, esto evita que se generen respuestas innecesarias solicitando aclaraciones sobre ciertos puntos.
Agrupa los puntos más importantes. Los guiones o el sangrado constituyen un alivio para los ojos cansados y son la opción más fácil para agrupar los puntos más importantes del mensaje.

10) Lo que debes evitar

Cuidado con los ficheros adjuntos. Por norma general, evítalos pero si no tienes más remedio que utilizarlos, define claramente el objetivo de ellos en el núcleo del mensaje.
No a demasiado texto. Los e-mails llamados estilo bloque de palabras son aquellos en los que no hay espacios ni puntos ni aparte y sólo palabras, palabras y palabras.
No a la confirmación de lectura. El uso prudente de “Confirmación de lectura” puede molestar al destinatario. Es mejor utilizar “con confirmación de entrega” si queremos asegurarnos que por lo menos el correo ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario.